GESTÃO DE PROJETOS: COMO ESSA ABORDAGEM FAZ A SUA EMPRESA TER MAIS SUCESSO?

Um projeto é um esforço realizado para atingir um objetivo específico, o que gera uma série de ações na empresa durante um período delimitado de tempo. Portanto, projetos devem ter início e fim determinados e todas as tarefas e atividades definidas levarão ao objetivo proposto, com um cronograma e custos também planejados. Os projetos fazem parte do crescimento empresarial, como investimentos na compra de novos maquinários, implantação de um ERP, programa de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, promoções de vendas, entre tantos outros exemplos.

Dentro da empresa, o projeto pode ser realizado por uma área, por uma equipe multidisciplinar, com representantes de diferentes setores, ou até mesmo com participantes externos (consultores, parceiros, fornecedores). Projetos  são realizados de forma separada, mas paralela aos processos diários da operação da empresa.

Em projetos de elevada complexidade, a empresa pode contar com um escritório especializado que auxiliará no gerenciamento de todas as variáveis que influenciam e se originam dos projetos, além de realizar o planejamento, a montagem do cronograma, o controle das etapas e a implementação das ações.

Abaixo, iremos entender melhor como gerenciar um projeto e as vantagens que a gestão por projetos trás para o desempenho da empresa e para o sucesso dos seus projetos.

  1. ENTENDENDO O PROJETO 

O projeto possui algumas variáveis elementares que o definem: tempo, escopo e custo. Ter essas variáveis definidas e sob controle é o primeiro passo para ter mais chance de sucesso com o projeto, ainda que passem por revisões e adaptações.

O gerenciamento de projetos requer o equilíbrio destas três principais variáveis. Os elementos de cada variável influenciam nas demais, e as restrições aplicadas a cada uma destas variáveis determinarão a qualidade da entrega. É papel do gestor de projetos planejar e controlar estas variáveis, equilibrando-as para produzir os melhores resultados. O tempo é o prazo concedido até a entrega do resultado; para planejar e controlar o tempo, o trabalho é dividido em etapas e tarefas. O custo é o somatório de todos os valores necessários para obter os recursos e realizar as etapas e tarefas previstas, desde compras, horas profissionais trabalhadas e todas as demais despesas de realização do projeto. Já o escopo compreende as exigências sobre o que será entregue, requisitos e restrições, o que se vai e não se vai realizar.

Escopo: O escopo delimita o objetivo, do projeto, determinando tudo o que será entregue como resultado (e inclusive o que expressamente não está abrangido). O escopo desdobra-se em entregas específicas e a partir delas se constrói o planejamento de todas as atividades que precisam ser realizadas para resultar nestas entregas.

Tempo: Definidas as atividades necessárias dentro do projeto escolhido, poderá ser feito o cronograma de trabalho, com a quantidade de tempo necessário e os prazos de cada etapa. Para cada tarefa devem ser estimados os recursos necessários (horas de trabalho, insumos, gastos) e o seu prazo de realização. Nesta construção, é preciso levar em consideração a interdependência entre as tarefas (ex.: uma tarefa inicia após o término de outra) e a disponibilidade dos recursos.

Custo: A partir dos dois itens anteriores será possível definir o custo do projeto, visto como um investimento para a obtenção do resultado esperado. Esses custos podem ser de mão de obra própria, no caso do tempo que os colaboradores se dedicarão ao projeto, de serviços terceirizados, de compra e financiamento de equipamentos ou mesmo de outros materiais diversos que possam ser necessários para a consecução das ações. Avaliar os custos e o retorno de cada projeto é uma boa prática na gestão da empresa, evitando simplesmente diluí-los nas demais contas financeiras da empresa.

  1. GESTÃO DE PROJETOS: FERRAMENTA DE CRESCIMENTO EMPRESARIAL

Todos nós entendemos que a rotina dentro de uma organização é corrida e exige atenção dos gestores a tudo o que está acontecendo. Muitas vezes, seja pelo tempo apertado, ou pela falta de algum conhecimento específico, os gestores e sócios de uma empresa podem deixar passar oportunidades importantes para o crescimento do negócio, principalmente quando detém o olhar apenas nas ações de curto prazo, ou naquelas para “apagar o fogo” de algum imprevisto.

Devido às características dos projetos que vimos acima, podemos entender que é uma ferramenta extremamente eficaz para alavancar contínuas mudanças na empresa. Essas mudanças são necessárias periodicamente na empresa, sendo exigidas pelo mercado ou pela natureza da operação. Assim, criar uma cultura de gerenciamento por projetos amplia os horizontes e capacita aos gestores, e também aos demais colaboradores, a perceberem as oportunidades e trabalharem em um projeto novo a cada instante, sem deixar de ter a atenção necessária no trabalho rotineiro.

O projeto, neste ambiente, se torna o condutor não só da sustentabilidade financeira da empresa, mas também da adequação ao mercado e à economia, e da expansão da empresa e do crescimento de novos negócios. Ou seja, para a empresa que deseja crescer e ampliar a participação de sua operação no mercado como um todo, os projetos são a ferramenta chave das mudanças necessárias. Mudanças, crescimento e diversos outros tipos de projetos são inerentes a toda empresa, ocorrem muitas vezes sem qualquer formalidade. Porém, ao deixar de gerenciá-los adequadamente,  têm suas chances de seu sucesso comprometidas.

Os projetos ganham mais eficiência e força para serem bem sucedidos quando há olhares atentos à abordagem de gestão de projetos na empresa, assegurando a aplicação de boas práticas de planejamento, execução  e controle. O apoio de uma consultoria ou de um gestor de projetos interno pode alavancar os projetos que a empresa deseja ou necessita realizar, trazendo mais celeridade e assertividade em todos os benefícios que podem ser alcançados.

Por Keila Aurelio